Dyrektor: Anna Rudnicka
Kontakt: ul. Górna 13, 05-400 Otwock, pok. 202
tel. (22) 600 7 113
e-mail: arudnicka@powiat-otwocki.pl
1. Wydziałem kieruje Dyrektor.
2. Do zadań wydziału należy w szczególności:
1) w zakresie informatyzacji:
a) administrowanie siecią komputerową w Starostwie,
b) opracowywanie koncepcji informatyzacji Starostwa, organizowanie i wdrażanie nowych rozwiązań i zastosowań informatyki (internet, poczta elektroniczna),
c) dobór sprzętu komputerowego i oprogramowania dla potrzeb wydziałów Starostwa,
d) prowadzenie ewidencji sprzętu komputerowego i oprogramowania oraz administrowanie ich składnikami,
e) sprawowanie nadzoru nad użytkowaniem oprogramowania i sprzętu, konserwacja sprzętu komputerowego, udzielanie fachowej pomocy i doradztwa w tym zakresie na rzecz wydziałów Starostwa,
f) koordynowanie spraw związanych z zapewnieniem przestrzeganiem przepisów ustawy o prawie autorskim, w tym kontrola legalności oprogramowania,
g) przygotowywanie projektów wytycznych, instrukcji i wyjaśnień dla wydziałów w zakresie eksploatowania systemów informatycznych,
h) wnioskowanie w sprawach usprawnienia organizacji i metod pracy przy urządzeniach informatycznych w poszczególnych wydziałach oraz udział w pracy z tego zakresu,
i) organizacja zabezpieczenia i ochrony danych przed zniszczeniem i dostępem osób nieupoważnionych,
j) współpraca z podmiotami zewnętrznymi w zakresie eksploatacji programów użytkowych w Starostwie,
k) udostępnianie informacji w Biuletynie Informacji Publicznej;
2) w zakresie spraw społecznych:
a) sprawowanie nadzoru nad działalnością stowarzyszeń innych niż stowarzyszenia jednostek samorządu terytorialnego,
b) wykonywanie zadań powiatu wynikających z ustawy o cmentarzach i chowaniu zmarłych,
c) organizowanie przeprowadzania kwalifikacji wojskowej,
d) prowadzenie spraw związanych z ochroną danych osobowych,
e) przygotowywanie porozumień i umów w zakresie udzielanych przez powiat dotacji i innej pomocy finansowej z wyłączeniem spraw realizowanych przez inne wydziały merytoryczne,
f) prowadzenie ewidencji uczniowskich klubów sportowych,
g) nadzór i kontrola nad działalnością związków sportowych,
h) organizacja Nieodpłatnej Pomocy Prawnej oraz Nieodpłatnego Poradnictwa Obywatelskiego na terenie powiatu otwockiego;
3) w zakresie ochrony zdrowia:
a) współpraca z Powiatowym Centrum Zdrowia Sp. o.o. w tym obsługa Zgromadzenia Wspólników spółki,
b) ustalanie rozkładu godzin aptek ogólnodostępnych na terenie powiatu,
c) prowadzenie okresowej analizy stanu zdrowia mieszkańców powiatu oraz nadzór nad realizacją wniosków i zaleceń z niej wynikających,
d) opracowywanie i nadzór nad wdrażaniem programów z zakresu promocji zdrowia i profilaktyki chorób występujących na terenie powiatu,
e) monitorowanie zachorowań na choroby zakaźne i prowadzenie spraw związanych z zapobieganiem i zwalczaniem tych chorób,
f) koordynowanie akcji społecznych w zakresie promocji i ochrony zdrowia na terenie powiatu,
g) realizowanie innych zadań wynikających z przepisów prawa dotyczących promocji i ochrony zdrowia, zleconych przez Starostę;
4) w zakresie spraw organizacyjnych:
a) zapewnianie sprawnej organizacji i funkcjonowania pracy Starostwa,
b) przygotowywanie zasad organizacji i funkcjonowania komórek organizacyjnych,
c) opracowywanie projektów regulaminów, zarządzeń i innych przepisów wewnętrznych Starostwa,
d) rozpatrywanie skarg, wniosków i petycji obywateli kierowanych do Starosty,
e) sprawowanie nadzoru i kontroli nad załatwianiem skarg, wniosków i petycji obywateli kierowanych do Starosty,
f) sprawowanie nadzoru nad rozpatrywaniem interwencji zgłaszanych przez parlamentarzystów do Starosty,
g) sprawowanie nadzoru nad interpelacjami i zapytaniami radnych,
h) prowadzenie ewidencji zawartych porozumień dotyczących powierzenia prowadzenia niektórych spraw należących do kompetencji Starosty organom gmin, a także innym państwowym jednostkom organizacyjnym oraz planowanie kontroli w tym zakresie,
i) prowadzenie ewidencji porozumień dotyczących przejęcia od wojewody prowadzenia spraw należących do kompetencji administracji rządowej,
j) prowadzenie ewidencji upoważnień udzielonych pracownikom oraz kierownikom jednostek organizacyjnych przez Starostę do załatwiania spraw w jego imieniu,
k) prowadzenie rejestrów:
- jednostek organizacyjnych powiatu,
- zarządzeń wydanych przez Starostę,
- skarg i wniosków,
- petycji,
- pieczęci,
l) ewidencjonowanie zakupionych publikacji książkowych i czasopism,
m) prowadzenie i udostępnianie zbioru przepisów prawnych,
n) prowadzenie spraw związanych z ochroną danych osobowych,
o) dokonywanie okresowych ocen załatwiania indywidualnych spraw obywateli w Starostwie i przedkładania ich sekretarzowi,
p) sprawowanie nadzoru nad funkcjonowaniem archiwum zakładowego,
q) koordynowanie procesu udzielania informacji publicznej;
5) w zakresie obsługi Zarządu Powiatu:
a) prowadzenie spraw związanych z obsługą Starosty, Wicestarosty i Zarządu, w tym:
- prowadzenie obsługi posiedzeń Zarządu oraz przygotowywanie materiałów na posiedzenia i przekazywanie ich w formie elektronicznej lub papierowej,
- przekazywanie uchwał i decyzji Zarządu do realizacji komórkom organizacyjnym lub powiatowym jednostkom organizacyjnym według kompetencji oraz sprawowanie nadzoru nad ich realizacją,
- sporządzanie okresowych sprawozdań z pracy Zarządu;
b) koordynowanie prac związanych z opracowywaniem okresowych informacji o działalności Starostwa przedkładanych Zarządowi i Radzie,
c) prowadzenie spraw związanych ze współpracą zarządu z jednostkami samorządu terytorialnego oraz administracji rządowej,
d) zapewnianie obsługi organizacyjnej zespołów i rad doradczych oraz opiniodawczych powoływanych przez Starostę,
e) prowadzenie rejestrów:
- uchwał Zarządu,
- decyzji Zarządu,
- okresowych sprawozdań dotyczących pracy Zarządu;
6) w zakresie Kancelarii Starostwa:
a) obsługa kancelaryjna Starostwa, w tym:
- przyjmowanie, rejestrowanie i przekazywanie do dekretacji korespondencji,
- rejestrowanie oraz podział zadekretowanej poczty na poszczególne komórki organizacyjne Starostwa,
- rozdysponowywanie korespondencji wychodzącej Starostwa za pośrednictwem poczty, a także indywidualnie pomiędzy interesantów oraz urzędy administracji publicznej;
b) obsługa informacyjna Starostwa, w tym:
- obsługa centrali telefonicznej,
- udzielanie interesantom informacji i pomocy bezpośredniej i telefonicznej;
7) w zakresie Terenowego Punktu Paszportowego:
a) prowadzenie spraw paszportowych mieszkańców powiatu, zgodnie z porozumieniem zawartym z wojewodą, w tym:
- przyjmowanie i rozpatrywanie wniosków paszportowych dla osób ubiegających się o wydanie paszportu lub paszportu tymczasowego,
- wydawanie paszportów i paszportów tymczasowych,
- prowadzenie dokumentacji i ewidencji związanej z wydawaniem paszportów i paszportów tymczasowych zgodnie z obowiązującymi przepisami;
b) prowadzenie spraw związanych z wydawaniem zaproszeń dla cudzoziemców;
8) w zakresie Archiwum Zakładowego:
a) prowadzenie archiwum zakładowego Starostwa, w tym:
- przejmowanie akt przeznaczonych do archiwizacji z komórek organizacyjnych na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych,
- ewidencjonowanie, przechowywanie i zabezpieczanie przyjętych do archiwizacji akt,
- udostępnianie i wypożyczanie akt na zasadach określonych prawem,
- wydzielanie z zasobu archiwum zakładowego i brakowanie dokumentacji niearchiwalnej kat. B, której okres przechowywania już minął,
- wydzielanie z zasobu archiwum zakładowego dokumentacji archiwalnej kat. A, a następnie przekazywanie jej do właściwego archiwum państwowego;
b) prowadzenie szkoleń i udzielanie informacji z zakresu stosowania procedur archiwizacji dokumentacji w Starostwie;
c) współpraca z właściwym archiwum państwowym nadzorującym prace archiwum zakładowego;
9) w zakresie sekretariatu Starosty i Wicestarosty:
a) przyjmowanie interesantów,
b) przyjmowanie i łączenie połączeń telefonicznych,
c) obsługa spotkań z udziałem Starosty, Wicestarosty i Członków Zarządu,
d) prowadzenie korespondencji przychodzącej i wychodzącej,
e) prowadzenie książki przyjęć interesantów Starosty i Wicestarosty,
f) prowadzenie kalendarza spotkań Starosty i Wicestarosty,
g) opracowywanie projektów pism, raportów, zestawień i innych dokumentów;
10) w wydziale działa Administrator Bezpieczeństwa Informacji;
11) sprawy określone w ust. 2 pkt 4 lit. n) mogą być realizowane przez podmiot zewnętrzny – wówczas zadania w zakresie ochrony danych osobowych są realizowane przez Wykonawcę (podmiot zewnętrzny);
12) w zakresie obsługi gospodarczej Starostwa:
a) opracowywanie i realizacja planów w zakresie remontów budynków i lokali Starostwa,
b) realizacja planów w zakresie remontów budynków i lokali będących własnością Skarbu Państwa we współpracy z Wydziałem Gospodarki Nieruchomościami,
c) prowadzenie książek obiektów Starostwa,
d) wykonywanie funkcji administratora budynków Starostwa, w tym:
- zawieranie umów związanych z dostawą mediów do budynków Starostwa,
- prowadzenie spraw dozoru mienia,
- zapewnienie estetyki w budynkach Starostwa,
- utrzymanie czystości i porządku w budynkach Starostwa i terenach do nich przyległych;
e) zaopatrzenie materiałowo - techniczne Starostwa oraz nadzór nad bieżącą konserwacją inwentarza ruchomego,
f) bieżąca konserwacja i remonty instalacji i urządzeń w budynkach Starostwa,
g) prowadzenie spraw związanych z eksploatacją samochodów służbowych,
h) prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem mienia Powiatu Otwockiego,
i) prowadzenie ewidencji mienia Starostwa;
13) w zakresie inwestycji:
a) opracowywanie planów inwestycyjnych Starostwa oraz ich realizacja,
b) przygotowywanie i realizacja procesów inwestycyjnych starostwa z wyłączeniem inwestycji drogowych,
c) prowadzenie całości spraw związanych z wydatkowaniem środków finansowych na roboty budowlane, zgodnie z Prawem zamówień publicznych,
d) przygotowywanie informacji, ocen i analiz dot. sytuacji inwestycji, remontów;
14) w zakresie zamówień publicznych:
a) przygotowywaniem i przeprowadzaniem postępowań o udzielenie zamówień publicznych prowadzonych przez Powiat i Skarb Państwa, w oparciu o wnioski złożone przez Komórki organizacyjne zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych i regulaminami wewnętrznymi;
b) współpraca z komórkami merytorycznymi urzędu oraz jednostkami organizacyjnymi powiatu w zakresie prawidłowości stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych,
c) prowadzenie rejestru postępowań o udzielenie zamówienia publicznego oraz rejestru odwołań,
d) przygotowanie i przekazanie do Urzędu Zamówień Publicznych sprawozdania z udzielonych zamówień publicznych na podstawie danych uzyskanych z Komórek organizacyjnych,
e) formułowanie i umieszczanie ogłoszeń: w Biuletynie Zamówień Publicznych oraz w Dzienniku Urzędowym Oficjalnych Wspólnot Europejskich, przygotowywanie ogłoszeń w uzgodnieniu z Komisją Przetargową w celu umieszczania na stronie prowadzonego postępowania,
f) sporządzanie specyfikacji warunków zamówienia, ogłoszenia o zamówieniu (zaproszenia do negocjacji, zapytania o cenę) w porozumieniu z komórkami właściwymi dla tematu zamówienia i z Komisją Przetargową,
g) uczestniczenie w przygotowywaniu projektów umów,
h) formułowanie korespondencji z wykonawcami biorącymi udział w postępowaniu we współudziale z Komisją Przetargową;
i) współpraca z Urzędem Zamówień Publicznych,
j) sporządzania planu postępowań o udzielenia zamówień dla Powiatu,
k) przekazywanie do publikacji ogłoszeń o zamówienia publiczne poniżej kwoty 130 000 zł na stronie internetowej BIP Starostwa;
15) w zakresie funduszy zewnętrznych:
a) bieżące monitorowanie i informowanie o możliwości pozyskiwania funduszy zewnętrznych na zadania powiatowe,
b) wnioskowanie do Narodowego i Wojewódzkiego Funduszu Ochrony Środowiska, oraz innych funduszy rządowych i pozarządowych o pozyskanie środków na inwestycje powiatowe, na podstawie dokumentów otrzymanych przez właściwe komórki organizacyjne,
c) prowadzenie rejestru pozyskanych środków zewnętrznych na podstawie danych przekazanych przez właściwe komórki organizacyjne,
d) realizowanie projektów finansowanych z funduszy zewnętrznych przy współpracy z komórkami merytorycznymi Starostwa,
e) stała współpraca z komórkami organizacyjnymi Urzędu w zakresie przygotowania projektów oraz koordynacja działań podczas realizacji projektów współfinansowanych ze środków zewnętrznych lub ich realizacja zgodnie z zakresem obowiązków
f) koordynowanie spraw rozliczeniowych projektów dofinansowanych ze środków zewnętrznych wraz z monitorowaniem, kontrolą i sprawozdawczością przy współpracy wydziałów merytorycznych;