Dyrektor: Dariusz Olszewski

ul. Górna 13
05-400 Otwock

pok. nr 109 (Biuro Administracyjne), tel. (22) 778-1-330, e-mail: administracja@powiat-otwocki.pl
pok. nr 303 (Biuro Informatyki), tel. (22) 778-1-346, e-mail: admin@powiat-otwocki.pl, administrator@powiat-otwocki.pl

Komunardów 10
Wejście D
05-402 Otwock

Tel. (0-22) 788-15-35;
                  788-15-34;
                  788-15-37;
                  788-14-65;
                  779-62-56.
pok. nr 20, wew. 379 (Biuro Funduszy Strukturalnych i Strategii Rozwoju), e-mail: mwiechetek@powiat-otwocki.pl
pok. nr 20, wew. 378 (Biuro Zamówień Publicznych), e-mail: przetargi@powiat-otwocki.pl
 

1. Wydziałem kieruje dyrektor, przy pomocy zastępcy dyrektora.
2. W skład wydziału wchodzą następujące wewnętrzne komórki organizacyjne,
oznaczone symbolami:

1) Biuro Administracyjne – AI.I;
2) Biuro Funduszy Strukturalnych i Strategii Rozwoju – AI.II;
3) Biuro Informatyki – AI.III;
4) Biuro Gospodarcze – AI.IV;
5) Biuro Zamówień Publicznych – AI.V;
6) Stanowisko do spraw Inwestycji – AI.VI.

3. Do zadań wydziału realizowanych przez Biuro Administracyjne należy
w szczególności:
1) prowadzenie spraw związanych z zarządzaniem i administrowaniem budynkami
będącymi siedzibą starostwa;
2) administrowanie budynkami mieszkaniowymi stanowiącymi własność powiatu
i Skarbu Państwa;
3) prowadzenie spraw związanych z prawidłową eksploatacją, konserwacją
i zabezpieczeniem środków transportowych stanowiących własność starostwa;
4) przygotowywanie umów dotyczących obsługi administracyjnej starostwa;
5) planowanie kosztów utrzymania starostwa;
6) prowadzenie gospodarki środkami rzeczowymi oraz zabezpieczeniem mienia
starostwa;
7) prowadzenie ewidencji rzeczowo – finansowej zamówień publicznych;
8) ubezpieczenie mienia powiatu;
9) sporządzanie okresowych sprawozdań dla jednostek, dotyczących poniesionych
kosztów w związku z utrzymaniem starostwa;
10) prowadzenie ewidencji ilościowo – wartościowej środków trwałych, pozostałych
środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz ewidencji ilościowej
niskocennych pozostałych środków trwałych;
11) rejestracja faktur i terminowe przekazywanie ich do rejestracji;
12) przekazywanie każdego miesiąca do wydziału planowania i realizacji budżetu
wyliczeń kosztów i usług jakie świadczy starostwo na rzecz innych jednostek
organizacyjnych powiatu, gospodarstw pomocniczych i Mazowieckiego Urzędu
Wojewódzkiego;
13) zapewnianie wyposażenia stanowisk pracy oraz lokali w niezbędny sprzęt
i materiały biurowe;
14) obsługa techniczna narad i zebrań organizowanych przez starostę, wicestarostę,
zarząd i radę;
15) organizowanie konserwacji i napraw urządzeń biurowych;
16) zapewnienie transportu, łączności i małej poligrafii dla potrzeb starostwa.
4. Do zadań wydziału realizowanych przez Biuro Funduszy Strukturalnych i Strategii
Rozwoju, należy w szczególności:
1) pozyskiwanie informacji związanych z programami operacyjnymi oraz
możliwościami pozyskiwania funduszy zewnętrznych na współfinansowanie zadań
powiatu;
2) przygotowywanie wniosków o pozyskiwanie środków zewnętrznych
w szczególności UE;
3) koordynacja realizacji projektów finansowanych lub dofinansowywanych ze
środków zewnętrznych z innymi komórkami lub jednostkami organizacyjnymi;
4) rozliczanie projektów finansowanych lub dofinansowywanych ze środków
zewnętrznych;
5) współpraca z innymi samorządami i instytucjami w pracach związanych
z realizacją projektów finansowanych lub dofinansowywanych ze środków
zewnętrznych;
6) udzielanie informacji organizacjom pozarządowym i przedsiębiorcom o sposobach
korzystania z funduszy zewnętrznych;
7) informowanie mieszkańców powiatu o przedsięwzięciach realizowanych
z funduszy zewnętrznych m. in. poprzez przygotowywanie informacji na stronę
internetową;
8) przygotowywanie, aktualizacja, monitorowanie Strategii Rozwoju Powiatu
Otwockiego;
9) opracowywanie materiałów w zakresie kompleksowego programowania i ustalania
kierunków rozwoju powiatu;
10) analizowanie zmian w otoczeniu i przedstawianie propozycji dostosowania
właściwych dokumentów strategii.
11) umieszczanie na zabytkach nieruchomych odpowiednich znaków lub informacji;
12) pozyskiwanie środków zewnętrznych na zadania z zakresu ochrony i opieki nad
zabytkami;
13) prowadzenie spraw związanych z powierzeniem opieki nad zabytkami opiekunom
społecznym;
14) opracowywanie, aktualizacja i analiza programu opieki nad zabytkami.
5. Do zadań wydziału realizowanych przez Biuro Informatyki należy w szczególności:
1) obsługa systemów informatycznych starostwa;
2) konfigurowanie i serwisowanie sprzętu informatycznego;
3) udzielanie pomocy użytkownikom, w ramach serwisu Helpdesk;
4) zabezpieczanie i administracja siecią komputerową;
5) administrowanie i nadzór nad bezpieczeństwem informatycznym;
6) administracja Biuletynu Informacji Publicznej starostwa;
7) zarządzanie serwerem pocztowym starostwa.
6. Do zadań wydziału realizowanych przez Biuro Gospodarcze należy w szczególności:
1) utrzymywanie w czystości i porządku pomieszczeń użytkowanych przez starostwo
oraz otoczenia zewnętrznego;
2) dozorowanie obiektów użytkowanych przez starostwo;
3) obsługa transportowa starostwa;
4) wykonywanie bieżących zadań z zakresu konserwacji i napraw w pomieszczeniach
użytkowanych przez starostwo.
7. Do zadań wydziału realizowanych przez Biuro Zamówień Publicznych, należy
w szczególności:
1) zajmowanie się całokształtem spraw związanych z udzieleniem zamówienia
publicznego zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych, obowiązującymi
rozporządzeniami oraz zarządzeniem starosty w sprawie Powołania Komisji
Przetargowej wraz z Regulaminem pracy Komisji Przetargowej oraz tokiem
postępowania o udzielenie zamówienia w szczególności:
- przestrzeganie procedury i prowadzenie dokumentacji zgodnie z ustawą
Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminem Pracy Komisji,
- formułowanie i umieszczanie ogłoszeń: w Biuletynie Zamówień
Publicznych oraz w Dzienniku Urzędowym Oficjalnych Wspólnot
Europejskich, przygotowywanie ogłoszeń w uzgodnieniu z Komisją
Przetargową w celu umieszczania na stronie internetowej powiatu i na
tablicy ogłoszeń,
- sporządzanie specyfikacji istotnych warunków zamówienia, ogłoszenia
o zamówieniu (zaproszenia do negocjacji, zapytania o cenę)
w porozumieniu z komórkami właściwymi dla tematu zamówienia
i z Komisją Przetargową,
- uczestniczenie w przygotowywaniu projektów umów,
- formułowanie korespondencji z wykonawcami biorącymi udział
w postępowaniu we współudziale z Komisją Przetargową,
- uczestniczenie w posiedzeniach Komisji Przetargowej,
- przygotowywanie pism dotyczących: wezwań do uzupełniania
dokumentów, poprawiania omyłek, wyjaśniania rażąco niskiej ceny,
- sporządzanie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia zgodnie
z obowiązującymi wzorami,
- przygotowywanie ogłoszeń o wyborze najkorzystniejszej oferty wraz
z uzasadnieniem, informacją o wykluczeniu wykonawców i odrzuceniu
ofert lub unieważnieniu postępowania w razie zaistnienia okoliczności
o których mowa w ustawie wraz z uzasadnieniem,
- przyjmowanie, analizowanie wraz z Komisją Przetargową wnoszonych
zarzutów oraz przygotowywanie odpowiedzi,
- ogłaszanie informacji o udzieleniu zamówienia w BZP oraz w Dzienniku
Urzędowym Oficjalnych Wspólnot Europejskich;
2) uczestniczenie w negocjacjach i rokowaniach, sporządzanie z nich protokołów;
3) sporządzanie rocznych sprawozdań z udzielonych zamówień i przekazywanie
Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych;
4) przeprowadzanie postępowań o udzielenie zamówień, których wartość przekracza
kwotę 6.000 euro, a nie przekracza kwoty 14.000 euro, zgodnie z obowiązującym
zarządzeniem starosty;
5) prowadzenie rejestru przeprowadzonych postępowań;
6) sprawowanie nadzoru merytorycznego nad stroną internetową w tym BIP
poświęconą zamówieniom publicznym;
7) współdziałanie w przygotowaniu i przeprowadzeniu kontroli wewnętrznych
w sprawach dotyczących zamówień publicznych;
8) współdziałanie z jednostkami organizacyjnymi powiatu w zakresie zamówień
publicznych;
9) przygotowywanie zarządzeń w sprawie powoływania Komisji Przetargowej;
10) stosowanie zasad, procedur i instrukcji zgodnie z Systemem Zarządzania Jakością
określonego normą EN-PN 9001:2001.
8. Do zadań wydziału realizowanych przez Stanowisko do spraw Inwestycji
z wyłączeniem kompetencji Zarządu Dróg Powiatowych, należy w szczególności:
1) uzgadnianie z kierownikami jednostek organizacyjnych potrzeb remontowych
i inwestycyjnych;
2) opracowywanie planów rzeczowo-finansowych dla zamierzeń inwestycyjnych
i remontowych na dany rok budżetowy w układzie placówek i w rozbiciu na
poszczególne zadania;
3) realizowanie zatwierdzonego planu inwestycyjnego poprzez:
- przygotowywanie dokumentacji niezbędnych do uzyskania pozwolenia na
budowę,
- zapewnianie nadzoru inwestycyjnego;
4) planowanie i przygotowywanie materiałów niezbędnych do zawarcia umów na
wykonanie opracowań projektowych związanych z inwestycjami oraz na
wykonanie zadań inwestycyjnych;
5) przygotowywanie materiałów w zakresie opisu przedmiotu zamówienia, wartości
szacunkowej, warunków udziału w postępowaniu, projektów umów, dotyczących
opracowania dokumentacji projektowej, wykonania robót inwestycyjnych,
wykonywania samodzielnych funkcji technicznych w budownictwie, zgodnie
z ustawą o zamówieniach publicznych;
6) prowadzenie spraw związanych z ustanowieniem inspektora nadzoru, protokolarne
przekazywanie kierownikowi budowy placu budowy oraz kompletu dokumentacji
projektowej;
7) uczestniczenie w spotkaniach i naradach koordynacyjnych, dotyczących realizacji
inwestycji;
8) sprawowanie nadzoru inwestorskiego nad realizacją poszczególnych zadań
inwestycyjnych w zakresie zgodności realizacji robót budowlanych z projektem,
pozwoleniem na budowę, umową oraz innymi obowiązującymi przepisami
i zasadami, a także jakością wykonywanych robót;
9) sprawowanie nadzoru nad pracą inspektorów, którym powierzono funkcję nadzoru
inwestorskiego w określonej branży;
10) kontrola kosztów realizacji inwestycji do momentu przekazania ich do eksploatacji
wraz z uzyskaniem dokumentacji powykonawczej;
11) organizowanie odbiorów końcowych i zapewnianie udziału w nich przedstawicieli
organów, których opinia o odebranym obiekcie jest wymagana;
12) rozliczanie zakończonych zadań inwestycyjnych;
13) prowadzenie rejestru inwestycji realizowanych przez zarząd;
14) sporządzanie sprawozdań GUS i innych niezbędnych informacji na żądanie
uprawnionych podmiotów.